整骨院の自動精算POSシステム

請求の計算も、現金の締めも、受付の仕事だった

ほねごりの院では、受付のスタッフが予約を取り、会計をし、現金を締めていました。どれも人の手で回す仕事です。

会計は、金額を出すだけでも手間がかかります。保険が効く施術と自費の施術があり、サービスパッケージや会員の優待が重なるため、同じ施術でも患者によって請求額が変わります。支払いも、現金、クレジットカード、ポイントと分かれています。

締めのたびに、お金を数え、帳簿に付け、入金する作業もありました。院の数だけ、同じ作業が繰り返されます。

人の採用が難しくなるなかで、一人ひとりの生産性を上げたい。そのために、会計を受付の手から離す仕組みが必要でした。

受付が伝票を選び、患者が自分で払う

Rabilooが開発したのは、院内に置く自動精算のPOSアプリと、それを本部で管理するWebシステムです。POSアプリは自動釣銭機と決済端末につながっていて、支払いの操作は患者自身が行います。

施術が終わると、その患者の請求が会計待ちの一覧に届きます。請求額は患者IDとカルテ番号に結びついていて、保険や優待の適用も計算された状態です。

1. 受付が、会計待ちから伝票を選ぶ
2. 患者が、現金かカードで支払う
3. 支払いの記録が、本部へ届く

現金は、自動釣銭機が紙幣と硬貨を数えてお釣りを返します。カードは、決済端末に差し込むか、かざすだけです。受付のスタッフが、お金に触れることはほとんどありません。金額を伝えて受け取り、お釣りを数えて渡す作業が、機械の側に移りました。

締めの数字は、本部の画面にそろう

本部の管理画面には、各院の取引が届きます。取引ごとに、支払いが済んだかどうか、いつどの端末で払われたかが並び、患者IDやカルテ番号、氏名も自動でそろいます。売上との突き合わせ（消し込み）も、この一覧から進められます。

締めと交代も、端末ごとに記録されます。開始と終了の金額、その間の入金と出金の累計が自動で残り、手元の現金と合わなければ警告が出ます。紙幣と硬貨の収納部も、自動で確かめています。

カード決済も、店舗と端末ごとに当日の履歴がそろい、データの食い違いは自動で検証されます。POS端末の稼働状況やアプリのバージョンもこの画面で確かめられ、施術メニューの価格や税率もここで設定します。

導入して変わったこと

締めの作業が、丸ごとなくなりました。代表取締役の阿部社長は「患者様からお金をいただいて、締めて、測って、帳簿に入れて、入金する。この一連の作業が、自動会計にしたことで丸ごとなくなった」と話します。

現金の数え間違いも、なくなりました。お金を数えるのは機械の役目になり、阿部社長は「社員がお金をほぼ触らないオペレーションにできた。これは大きいですね」と続けます。

待たせる時間が減り、受付が患者と話せるようになりました。取締役の前島さんは「特にPOSレジは大きかった。予約と会計がギュッと短くなったことで、待たせる時間が減り、その分受付がちゃんとコミュニケーションを取れるようになった」と振り返ります。

請求の計算を、人の記憶に頼らなくなりました。保険や優待の適用はシステムの側で行うので、誰が受付に立っても同じ条件で計算されます。

導入の経緯や、予約システムなどほかの仕組みのことは、ほねごりのインタビューで紹介しています。