予約管理業務を一元化｜コワーキングスペース管理システム導入事例

店舗型サービスやスペース運営事業において、時間単位でワークスペースや学習スペースを提供するビジネスでは、空間というリソースをいかに無駄なく運用できるかが、事業の安定性と収益性に直結します。

特に、拠点数や空間タイプが増えるにつれて、予約管理・利用状況の把握・料金ルールの整理は複雑化し、手作業や部分的な管理では限界を迎えやすくなります。

日本国内でオフィスおよびワークスペースの運営を行う本クライアントに対し、Rabilooは、物理空間とオンラインサービスを同一の仕組みで管理できる予約プラットフォームを提供しました。

これにより、予約から決済、利用状況の把握までを一元化し、運営負荷の軽減とユーザー体験の統一を同時に実現しています。

クライアントの背景

クライアントは、日本国内で複数のオフィスやワークスペースを展開する店舗型サービス／スペース運営事業者です。

時間単位での利用モデルを採用し、個人利用から法人利用、学習用途まで、用途の異なる空間を幅広く提供していました。

一方で、拠点ごとに運用ルールや予約管理方法が異なり、予約情報・利用状況・料金設定が分散して管理されている状態が続いていました。

事業拡大に伴い管理負荷が増大し、ユーザー向けの予約体験についても、十分に統一された設計が難しい状況となっていました。

課題

最大の課題は、物理的なスペースとオンライン上で提供されるサービスを、分断なく管理できる仕組みが存在しなかったことです。

オフィスや会議室と、イベント・オンラインクラスといった提供形態が別々に管理されており、全体の利用状況を横断的に把握することが困難でした。

また、予約状況や利用率をリアルタイムで確認できないため、価格調整やキャンペーン施策も個別対応になりやすく、運営判断が属人的になりがちでした。

加えて、管理業務の多くが手作業に依存しており、確認工数や入力ミスが運営コストを押し上げる要因となっていました。

ソリューション

Rabilooは、場所・時間・空間タイプを共通の管理軸で扱える予約管理プラットフォームを設計・開発しました。

物理的なオフィス・会議室と、オンライン上で提供されるサービスを、同一システム上で管理できる点が特長です。

一般ユーザー向けには、アカウント登録から予約、決済、利用履歴の確認までを一つのアプリケーションで完結できる導線を整備しました。

管理者向けには、ワークスペース構成の管理、予約状況・利用率のリアルタイム把握、時間帯や利用状況に応じた価格設定を行える管理画面を提供しています。

これにより、運営側と利用者の双方が、同じ情報構造のもとで予約・利用状況を把握できる環境を実現しました。

結果

• 空間利用の最適化
  利用率やピークタイムを可視化することで、空間ごとの稼働状況を横断的に把握できるようになり、運営判断の精度向上につながりました。

• 管理業務の効率化
  予約・決済フローをシステム化することで、確認作業や手作業による管理を削減し、運用負荷の軽減を実現しています。

• ユーザー体験の向上
  空間タイプや時間帯を直感的に選択できる予約UIにより、予約から利用までの流れをシンプルに統一しました。

まとめ

本事例では、予約システムの導入を通じて、店舗型サービス／スペース運営事業における運営構造そのものを整理・再設計しました。
物理空間とオンラインサービスを分断せずに管理できるテクノロジー基盤を整備することで、属人化を抑え、事業拡大にも耐えうる運営体制を構築しています。

技術スタック・開発体制

■ 技術スタック（本プロジェクトでの実装内容）

• バックエンド：Node.js

• フロントエンド：React.js

• データベース：PostgreSQL、MongoDB

• クラウドインフラ：AWS（EC2、S3、RDS）

• 外部連携・API：Firebase（プッシュ通知）、Stripe、PayPal、国内決済ゲートウェイ

• CI/CD・DevOps：Docker、GitLab CI/CD

※ 予約・決済といったトランザクション管理と、多様な空間属性の管理を両立するため、RDBとNoSQLを併用しています。

■ 開発体制

• ラボ型開発

• 管理ツール：GitLab