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課題紙・Excel業務の改善

紙・Excel業務を、
回り続ける
仕組みへ

申請書、管理表、メール、口頭確認が増えるほど、現場は入力と転記に追われます。紙やExcelをなくすことから始めず、必要な部分から仕組みに変えます。

業務の状況を相談する
  • 業務フローを棚卸し
  • 小さな範囲から検証
  • 定着・改善まで対応
今月の申請、承認待ち、差し戻し、平均承認時間をまとめ、部署別の滞留と承認待ちの申請一覧を同じ画面で確認できるようにした申請・承認業務の管理画面
申請・承認業務の画面例。数値は架空データです
相談の前提どの帳票からか未定でも始まるいまの入力と確認の流れの確認から
最初の範囲一つの業務・一部署からExcelを全廃する前提にしない
既存システムいまの仕組みは入れ替えない取得できるデータと連携方法を先に確認
業務の詰まり

詰まる場所は、
だいたい決まっている

紙・Excelのご相談で挙がるのは、ほとんどが次の4つの業務です。目の前を早く回すために選んだ方法が積み重なり、拠点と担当者が増えるほど確認と調整の時間が増えていきます。

申請・承認

いま
入力はExcel、承認は紙、連絡はメールと工程ごとに手段が分かれている
このまま増えると
誰のところで止まっているかを、人に聞かないと分からなくなる

拠点報告・集計

いま
管理項目、ファイル名、更新方法が拠点ごとに違い、集計のたびに調整が要る
このまま増えると
報告が揃うころには、状況が変わっている

入力・転記・照合

いま
同じ情報を複数の帳票やファイルへ入力し、数字や内容を人が突き合わせている
このまま増えると
似たファイルが増え、どれを正として判断するか分からなくなる

判断と引き継ぎ

いま
判断方法や例外処理が担当者の経験に残り、引き継ぎに時間がかかる
このまま増えると
異動や退職のたびに運用が揺れる

どの帳票から手を付けるかが決まっていなくても、いまの入力と確認の流れを見れば、最初に確かめる範囲は絞れます。

詰まっている業務を相談する
関連する業界

紙・Excelが
増えやすい業務へ

業界によって、帳票、利用者、承認、個人情報、拠点運営の条件は異なります。業界固有の流れも確認しながら設計します。

クリニック・整骨院書類、予約、問診、個人情報の管理 小売・飲食店舗報告、在庫、発注、売上集計 教育・スクール・塾受講者、講座、出欠、拠点別の運営 サロン・フィットネス予約、会員、シフト、来店履歴
小さく確かめる

大規模開発の前に、
一つの業務で確かめる

対象業務、利用者、確認したい効果を絞り、現場で無理なく使えるかを小さく検証できます。

帳票・ファイル、移行済み、二重入力、月間の入力工数をまとめ、部署別の移行率と移行を検討する帳票を表示した棚卸しの画面

帳票・Excelの棚卸し

帳票ごとの入力回数と工数を並べ、どこから仕組みへ移すと効くかを確かめます。

確認：入力回数／工数／移行順
店舗別の報告提出時刻、チェック完了数、申し送り、写真枚数を一覧で確認し、未提出の拠点を知らせている現場報告の画面

拠点報告・集計

拠点別のExcel報告を統一し、本部で進捗と数値を確認できる状態を試します。

確認：項目標準化／集計時間／権限
拠点別の売上、来店、顧客、在庫のKPIと推移、ランキングを表示したダッシュボードの画面

管理ダッシュボード

分散した情報を集約し、状況、未対応、推移を一つの画面で判断できるか確認します。

確認：データ連携／見える化／更新頻度

どのテーマから試すかが決まっていなくても、いまの帳票と承認の流れから候補を絞れます。

確かめる範囲を相談する
進め方

すべてを置き換えず、
止まりやすい部分から整える

現場がなぜ回りにくいかをほどき、残すもの・変えるもの・連携するものを決めます。

  1. 01

    どこで止まっているか分かる

    誰が、いつ、何を入力し、どこで確認・判断しているかを整理します。

    • 現状業務フロー
    • 帳票・Excel一覧
    • 担当と判断
    • 二重入力・手戻り
  2. 02

    揃える項目とルールが決まる

    拠点や担当者による違いを確認し、共通化する項目と例外を定めます。

    • 管理項目・マスタ
    • 役割・権限
    • 承認・通知ルール
    • 履歴・ログ設計
  3. 03

    重い部分から仕組みに変わる

    すべてを一度に変えず、負担や効果を確認できる範囲から実装します。

    • 業務アプリ
    • 申請・承認画面
    • 外部ツール連携
    • 集計・ダッシュボード
  4. 04

    使いながら形を直せる

    導入後の利用状況と現場の声をもとに、運用ルールと機能を更新します。

    • 定着支援
    • 問い合わせ対応
    • 改善バックログ
    • 追加開発・保守
近い事例

同じ詰まりを、
先に解いた現場から

業種は異なっても、同じ情報を二度入力することや、拠点ごとに報告の形式が違うという詰まりは共通しています。

複数拠点の状況と例外を確認する運営ダッシュボードの利用イメージ
拠点報告・集計 拠点ごとの報告を集め、本部が判断できる共通画面へ

拠点ごとに形式が違った報告を同じ定義でそろえ、状況と例外を同じ画面で確認できるようにしました。
受付、POS・会計、顧客情報を連携する業務システムの利用イメージ
二重入力の削減 受付・会計・顧客情報をつなぎ、確認と二重入力を減らす

別々だった業務を一つの流れにまとめ、現場での確認作業と転記を減らしました。

自社に近いのがどの事例かわからない段階でも、いまの帳票と業務からお話しいただければ、近い進め方をご説明できます。

近い進め方を相談する
次につながるサービス

整理した課題を、
検証・実装・改善へ

現在地に合わせて、業務整理だけ、小さな検証、本番システムの開発、既存環境の改善から始められます。

01業務整理DX伴走支援業務と情報を整理し、優先順位と進め方を定める 02システム開発システム・アプリ開発要件整理から設計・開発・導入まで進める 03運用・保守運用改善・保守既存の仕組みを引き継ぎ、改善を続ける
よくあるご質問

紙・Excel業務の改善に関する
よくあるご質問

すべてのExcelを廃止する前提ではなく、現場の負担と判断のしやすさから対象を選びます。

QExcelをすべて廃止する必要がありますか？
A

いいえ。Excel自体を問題とせず、適している業務では引き続き活用します。二重入力、属人化、集計負担など、現在の運用で負担が大きい部分から仕組み化を検討します。

Qどの業務から着手すべきか決まっていなくても相談できますか？
A

可能です。帳票・ファイル、入力、確認、承認、集計の流れを整理し、効果と実現性を確認しやすい対象を選びます。

Q既存システムを残しながら進められますか？
A

可能です。既存システム、Excel、外部ツールとの連携や段階移行を含め、現場を止めにくい進め方を設計します。

Q一部の部署や拠点だけで試せますか？
A

はい。利用者と業務範囲を絞り、入力負担、処理時間、例外対応、定着性を確認してから拡張できます。

お問い合わせ

紙・Excelの重い業務を、
お聞かせください

現在使っている帳票やExcelが未整理でも問題ありません。入力、転記、確認、集計、引き継ぎのどこに負担があるかから一緒に整理します。

ご相談で整理すること
  1. 01
    対象業務と負担入力、転記、確認、集計、引き継ぎで負荷が集中している箇所
  2. 02
    残す仕組みと変える範囲既存Excel・システム、連携方法、先に仕組み化する業務
  3. 03
    検証から改善までの順番PoCで確かめる条件、本番導入、定着後の改善の進め方

Rabiloo